5 начина Наука ни показва как да работим по-добре практически

Снимка на Крис Бенсън, Unsplash

Всички сме били в някакъв момент там. В сряда е 15:00. Вече сте били на шест часа телефонни разговори с колеги. И мозъкът ви изглежда е спрял да работи. Всичко, което можете да чуете, е шум, който слиза от телефона, и вече не можете да се фокусирате.

Виртуалната работа е основата на днешната организация. Най-вече е вбесяващо, изтощително и за съжаление неефективно. И все пак не трябва да е така. С повече компании, които обмислят увеличаване на виртуалната работа - особено предвид новите и потенциално трайни опасения за нов вирус - сега може да е подходящ момент да обмислите най-добрите идеи от науката за това как да направите виртуалната работа много по-малко ... е, работете.

Ето пет от любимите ми.

Направете го по-социален

Мозъкът автоматично и несъзнателно класифицира хората като в група и извън група. Сътрудничеството с членовете на групата не се чувства само по-добре, ние обработваме тяхната информация по-богато, като правим по-малко познавателни грешки. Сътрудничеството с членове извън групата изглежда по-скоро като заплаха. Ние сме предпазливи и не им вярваме толкова много. За съжаление, изглежда, човешкият мозък е изграден по подразбиране, за да се групира, докато не се докаже друго.

Просто решение за виртуална работа е да измести начина, по който категоризираме другите участници във виртуална работна сесия като истински хора, вместо понятия.

Знаете ли това усещане, когато сте работили с някого в продължение на месеци по телефонни разговори, след което най-накрая се срещате лично? И колко по-лесно е да работите с тях след това? Това е механизмът, който имам предвид. Най-добрият начин да направите това е да се срещнете лично, но все пак можем да изградим чувства в групата, като използваме видео за срещи. Ако това по някаква причина не работи, не забравяйте да отделите време, за да опознаете екипа си като хора. Вижте техните снимки, разберете за живота им, целите им, хобитата им и ще класифицирате тези хора като истински хора, а не само звуци в края на телефона. И в резултат на това всички ще работите по-добре.

Това, което виждате, е това, което получаваш

Докато говорим за видео, един от моите домашни любимци е хора, които не отделят момент, за да настроят видеоклипа си, така че да можете да ги видите ясно и професионално. Твърде често влизаме във видеообаждане и някой има подсветка, което го прави като разпит. Или изобщо няма осветление. Или половината им глава е отрязана. Или най-малкото ми любимо, те са твърде близо до камерата и можете да видите просто твърде много.

Когато някой не е отделил време да се появи професионален на екрана, вероятно несъзнателно ще приемем, че е помия в други области. Доброто сътрудничество под каквато и да е форма се основава на доверие, на хора, които вземат взаимно думата си. Изследванията показват, че доверието се състои от два основни компонента: топлина и компетентност. Ако не се погрижите да бъдете видени, това намалява и двете и ще повлияе на качеството на взаимодействие, както чрез намаляване на доверието, така и чрез постоянно разсейване.

Звуков съвет

Ето една от най-големите грешки, които виждам във виртуалната работа, независимо дали с видео или без. Ако са необходими усилия да чуете хората да говорят, играта е приключила. Всички имаме ограничено внимание, а лошото качество на звука е огромно разсейване, което пречи на добрата обработка. Всичко е в съотношението сигнал / шум. С чист звуков сигнал всеки вид работа е много по-лесен. С отдалечен, драскащ или прекъсващ звук, всеки е фокусиран върху това, вместо върху работата, която работи.

В моята собствена организация инвестирахме време и средства за намиране на идеалното решение за микрофон за нашите конферентни зали. След това старателно изпробвахме звука и разбрахме, че говоренето буквално на един крак от микрофона работи и нищо друго не прави. В началото на всяка среща напомняме на хората, които нямат този навик. С свеж, чист звук, все едно да сте там. Единичният микрофон на покрива, заснел шест души, не го реже. Инвестирайте в звукова технология, така че мозъците, където и да са, могат да си взаимодействат по начина, по който са били предназначени: фокусирани върху идеите един на друг, а не върху натрапчивата мисъл: „Кога звукът ще се подобри?“

Направете визуализация

Макар да мислим, че работата на практика - да кажем използването на Zoom, Webex, Skype или нещо подобно - ще бъде по-бавна и не толкова ефективна, се оказва, че с малко креативно мислене (и ако приемем, че сте взели под внимание горните съвети относно осветлението и качеството на звука) , тези формати всъщност могат да направят повече от лични срещи.

Представете си, че обсъждате проект с екип от осем души, всички на камера на отделни места. Ръководителят на екипа може да постави въпрос и да получи визуална щека за отговор, спестявайки много време. Те могат да помолят всеки да даде палец за „Съгласен съм“, палец встрани за „Не съм сигурен“ и палец надолу за „Не съм съгласен“. Въпроси като „Какво мислят хората за тази идея?“ или „Покрихме ли тук всички ъгли?“ са много по-ефективни на видео платформа, където всеки може да види реакцията на целия екип за миг.

Последна бележка за реакциите: Гледайте кимване. Хората кимват несъзнателно, когато са съгласни с дадена точка, и възкликват възторжено, когато са съгласни силно. Лидерът може да забележи някой, който изглежда страстен по дадена тема и да се обади по тях. Този вид визуални сигнали, с малко практика, съчетани с добро улеснение от ръководител на екип, могат да направят виртуалната работа да върви по-бързо.

Използвайте обратно канали, за да ускорите нещата

Подобно на предишния пункт за използването на визуални изображения, можем да използваме и функции за чат, за да дадем възможност на всеки да споделя идеите си „паралелно“. Говоренето в група се случва серийно - един човек говори след друг, като хората реагират на идеите на първия човек, а други реагират допълнително.

Всичко това отнема време. Понякога е много по-ефективно да получите принос на цял екип в писането на всички наведнъж, например в чат функция или в споделен документ, така че всеки да вижда резултата.

Това е изкуство и в Института на NeuroLeadership ние от известно време изпробваме тази концепция за паралелна обработка за вътрешна употреба и започваме да преподаваме и други. (Макар че това е може би истинският инструмент за захранване на виртуалните срещи наистина работи, идеята трябва да се използва внимателно, за да не се разсейва. Не искате хората просто да си говорят един с друг много, вместо да обръщат внимание на среща.)

Ето пример за това как може да изглежда това. Представете си екип, който взема решение относно маркетинговата стратегия за нов продукт. Водещият може да поиска от групата всеки да даде оценка на идеята, в скала от 1 до 10, без допълнителен коментар, всички в чат. Много бързо цялата група има представа как всички се чувстват по идеята. Тогава лидерът може да поиска от хората във всеки списък три причини и три причини срещу идеята.

Фактът, че всеки може да направи това наведнъж и след това всеки може да прочете всичко това едновременно, превръща 30-минутен разговор, който изглежда случаен, въз основа на това кой се чувства или говори най-силно, до 10-минутен разговор това е по-съсредоточено, по-ориентирано към данни и - ето го по-малко пристрастие и по-приобщаващо, две неща, които в последно време имат значение за организациите. Не казвам, че не трябва да оставяме време за свободно протичаща дискусия. Но получаването на основна обратна връзка по идея от седем души в сериите е разочароващо неефективно.

Накратко, с някои добри навици на екипно и организационно ниво се оказва, че работата на практика може всъщност да бъде по-добра от отиването в офиса, когато става въпрос за ефективна среща. Добавете на всичко отгоре и по-малкото време за трафик, повече време за друга работа и мислене и - особено напоследък - намален страх от споделяне на всякакъв вид инфекция и изглежда, че виртуалната работа е нещо, което всички можем да направим добре, за да се съсредоточим върху малко Повече ▼.

Тази статия първоначално се появи във Forbes.