Снимка на Йожендра Сингх от Pexels

7 стратегии Как ефективно да управлявате високоефективните виртуални екипи

Стратегии за висока производителност за незабавно внедряване

Притеснявате ли се за производителността на вашия екип по време на кризата в короната? Компаниите прогресивно молят служителите си да работят от вкъщи, за да се преборят с COVID-19, а мениджърите си представят своите колеги да гледат Netflix в PJ на дивана, вместо да се фокусират върху задачите си.

Но тази криза може да подобри производителността на вашия екип и да доведе до повече щастие сред членовете на вашия екип. Според проучване на Станфорд, работата от дома удивително повишава производителността и допълнително понижава степента на изтриване. Намаляването на пътуването дава повече време на служителите и намалява стреса.

Телекомуникацията на половин работен ден спестява във времето равностойността на 11 работни дни годишно. - Глобална анализа на работното място

Отдалечената работа също е полезна за околната среда. Намалява въглеродните емисии, като има по-малко автомобили на улицата. Финансово се отплаща както за служители, така и за компании. Работодателите могат да намалят значително наема, а пътуващите с половин работен ден ще спестят между 2500 и 4000 долара годишно за пътуване според данните на Global Workplace Analytics. Същото проучване показва, че редовната работа от дома, в САЩ, се е увеличила със 173% от 2005 г. Виртуалните екипи са във възход, не само по време на криза като пандемия.

Това може да е шанс за голямо нулиране по отношение на начина, по който работим. - Мат Мълленвег

Освен всички предимства на виртуалните екипи, има и предизвикателства за ефективно управление на служителите от разстояние. Как можете да намерите най-доброто от вашите виртуални колеги като член на екипа и лидер?

1. Поставяне на стандарти за процеси и многократни задачи

Внедряването на системи и стандартния начин на работа дава ориентация на служителите и им помага да знаят какво точно се очаква. Изчистете задачите и процесите с конкретни данни за това кой трябва да прави дотогава, когато помагат да се избегне объркване и подкрепят екипа да работи ефективно.

2. Определете инструментите за комуникация и сътрудничество

Тъй като не се събирате толкова често, важно е да създадете пространство за неформален разговор, за да поддържате живата връзка на групата. Най-добрият инструмент за виртуален охладител за вода е групов чат. Има няколко инструмента, които можете да използвате. В моята компания използваме екипи на Microsoft, което работи добре за нас. В случай, че се нуждаете от бързо поправяне, за да се справите с бързо променящите се, тогава Skype би бил добър избор.

За срещи на екипи и други официални разговори създайте инструмент за конферентни разговори. Skype и Teams са добри възможности. Важно е да се уверите, че всички членове имат достъп до инструментите и знаят кой е режимът по подразбиране.

Наличието на инструмент за споделяне на екрана е от съществено значение за срещите, но още повече за работа върху общи задачи или проекти, като финансово планиране, презентации и т.н.

За ефективно сътрудничество често е необходимо няколко сътрудници, които да работят по едни и същи документи. Ако инструментите ви за управление на проекти нямат функции за сътрудничество, можете да използвате Google Drive или Dropbox.

3. Планирайте редовни срещи и бъдете на разположение

Работата от дома може лесно да ви изключи от компанията и екипа. Редовните сесии на екипа ще ви помогнат да се преодолее усещането за изолация. Създайте рутинни процедури и официално усещане в офиса по време на срещите, за да запазите всички мотивирани.

Ръководителите и колегите трябва да сигнализират за наличността си за връзка, когато е необходимо. Обмяната на опит за хобита и празници и т.н. може да бъде чудесен начин за човешка връзка между членовете на виртуалния екип.

4. Изберете разумно време и дни на срещата

Ако планирате всичките си срещи, когато всички са най-продуктивни, тогава ще видите спада на производителността ви. Обикновено хората са най-продуктивни в сутрешните часове. Но всеки е различен и е полезно да обсъдим това в екипа. Това трябва да имате предвид, когато избирате час и ден според проучване на Priceonomics:

  • Понеделник е най-продуктивният ден, намаляващ до петък като най-непродуктивен ден
  • Най-продуктивното време е от 8 до 11 часа
  • Производителността спада след обяд и напълно спада след 16:00

Най-доброто време за отборни сесии е в четвъртък и петък следобед. Ценен навик е да затваряте седмицата с обобщение на постигнатото и какво е високо в списъка с приоритети за следващата седмица.

5. Отидете за видео през чатове и имейл

Най-ефективният начин за комуникация е лице в лице. Когато се видите, се свързвате повече на лично ниво и разбирате по-добре езика на тялото, мимиката и жестовете. За да избегнете неразбирането, бързият видео чат е най-добрият начин за ефективна комуникация. Прекаленото общуване и предоставяне на време за официални и неформални чатове ще поддържат готовността за сътрудничество с членовете на екипа.

Ако трябва да пишете имейли, защото вашите колеги не са достъпни, направете ги кратки и прости. Поискайте конкретен резултат и дайте ясни инструкции. Предоставянето на опции може да реши проблема без пинг-ориентиращи се имейли напред-назад.

Направете си услуга на всеки и не губете време на хората с двусловни отговори по имейл. Запазете този тип комуникация за груповия си чат.

6. Поставете и проследете целите и внедрете контури за обратна връзка

Всички са различни и имат различни нужди по отношение на поставянето и проследяването на целите и получаването на обратна връзка. Някои хора не харесват стриктното проследяване, те знаят какво да правят и ще дадат своите резултати. В този случай е достатъчно да се определят срокове за крайни цели.

Други членове на екипа може да се нуждаят от по-близък контакт и директна обратна връзка за техните резултати. След това си поставете цели и организирайте редовни сесии за обратна връзка, свързани със задачи.

Обратната връзка и коучингът са от съществено значение за подобряването и напредването поотделно и като екип. В идеалния случай всеки трябва да получава редовни отзиви за работата, личностното развитие, сътрудничеството и ангажираността. Направете го част от груповия ритъм и подчертайте целта на всички в по-голямата картина. Подреждането на редовни индивидуални действия ще има ефект при високоефективни екипи.

7. Създайте истинско усещане за екип

Управлението на виртуални екипи изисква допълнителни усилия и ангажираност, за да създадете усещане в екипа. Чувството за принадлежност е решаващо парче за пъзела за високоефективните виртуални екипи. Методите за успех с това са:

  • Информирайте екипа за визията и развитието на компанията
  • Да има виртуални кръгли маси за всички проекти, натоварвания и предизвикателства за всички
  • Празнувайте специални поводи като рождени дни, постигайки по-големи цели
  • Започнете и продължете неформалната комуникация
  • Ако е възможно, срещайте се от време на време, нищо не може да замени истинската човешка връзка

Работата от разстояние ще бъде част от нашето бъдеще. Добре изпълнен и управляван може да доведе до високоефективни екипи с щастливи служители. Нека използваме тази криза, за да възприемем работния стил на 21-ви век.

Как е опитът ви като член на виртуален екип или ръководител на екип? Какво ви помогна да работите ефективно от дома?

Благодаря за четенето.