Сам на работа. Как да сътрудничим отдалечено с клиенти и колеги?

Отказ от отговорност: Описах мислите си за продуктивната работа в предишния пост: Как да работя ефективно в отдалечен екип? Сигнал за спойлер: Все още търся отговор. В тази статия се съсредоточавам върху конкретни инструменти и решения, които използвам при работата си като UX дизайнер. Имайте предвид, че следният съвет може да е неадекватен във вашата ситуация.

Целта: лично щастие

Как да бъдем щастливи? Звучи повече като философски въпрос. Предполагам, че щастието обикаля понятия като любов, уважение, здраве, релакс и пари. Така че по отношение на работата, ще се съсредоточа върху максимално увеличаване на паричната част, но не за сметка на други фактори за щастие. Например няма да взема решение за по-висока заплата, ако трябва да направя нещо унизително.

За щастие съм доволен от настоящата си работна ситуация и най-малкото искам да я запазя. Това означава, че моят работодател трябва да се задоволи с работата ми. Той е, когато генерирам доходи за компанията. И това се случва само когато нашите клиенти оценяват положително работата ми. На оперативно ниво трябва да увелича максимално удовлетвореността на клиентите.

Мога да го направя чрез:

  1. осигуряване на качествена работа навреме,
  2. осигурявайки Клиента, той може да разчита на мен (т.е. аз съм на разположение)

Първата точка се вижда като очевидна. Вторият става по-труден, защото се отнася до външния вид, който съм там за вас.

Работна характеристика

Като UX дизайнер:

  • интерфейси за дизайн на приложения,
  • потребителски потоци за дизайн,
  • анализирайте данните от изследванията,
  • провежда потребителски проучвания,
  • представям работата си и управлявам обратна връзка.

Моята характеристика

  • Аз съм интроверт. Разговорите с други хора изсмукват енергията ми. Това означава, че естествено бих искал да избягвам повечето форми на пряка комуникация. Разбира се, понякога това е неизбежно, като в случая с представянето на моята работа.
  • Разбрах как работят бизнесите. Основах първия си бизнес на 21-годишна възраст (преди дванадесет години). Завърших икономически университет. Ето защо понякога провеждам бизнес анализ и нямам нужда от бакалавър, за да ми обясни процеса.
  • Работя като UX екип от един. Обикновено аз съм единственият дизайнер на проекта, така че разработих различни умения: телена рамка, GUI дизайн, UX изследвания (предимно IDI, уеб анализи и бюро проучвания). Понякога дори създавам цели уебсайтове от нулата (благодарение на подхода без код на Webflow). Това означава, че работя със заинтересовани страни, разработчици, бизнес анализатори и ръководители на проекти.
  • Аз самоорганизирам работата си. Не харесвам бъркотията, освен ако не е творческата. Моите бележки, файлове и обратна връзка са лесно проследими и управляеми.
  • Мразя да губя време и други глупости. Безплодните срещи ми се струват мъчение. Ето защо аз съм против да следя сляпо всеки пъргав ритуал, като че ли има свещен контролен списък. Необходимо ли е да участваме в половин час готовност всеки ден? Аз също пренебрегвам нерешителността и организаторската инерция.

Правила за ефективно сътрудничество

По-малко комуникация и фокус върху работата

  • Заделям три пъти, когато отговарям масово на всички съобщения (в началото, в средата и в края на работния ден). Умишлено не назначавам строги часове, защото ценя гъвкавостта.
  • Аз открито критикувам срещите без дневен ред, нито с ясна цел. След всяка телеконференция, на която присъствах, изисквам писмено известие. Това, че съм такава болка в задника, има своите предимства - хората ме канят само ако имам нужда.
  • Филтрирам входящата си поща, като пренебрегвам комуникацията, която не ме засяга пряко.
  • Не давам на никого своя телефонен номер, освен ако това е моят началник или ключов участник (представител на клиента, отговорен за финансовата страна на проекта, напр. Изпълнителен директор или собственик на продукт).
  • Отказвам да приемам всякакви странични задачи. Когато съм на проект, се фокусирам само върху него. Ако моят набор от умения е от съществено значение за друг проект с високи доходи, настоятелно препоръчвам на началниците си да пренаредят графика си. 60% време за проект А и още 40% време за проект Б. Прекрасно от мен, но нека го направим официален. Единственото изключение, което направих, са проекти, в които участвах наскоро и само ако ангажиментът ми няма да надвишава 1 час седмично. Тъй като знам подробностите за проекта, мога да свърша работата бързо.

Защо това е полезно за сътрудничество?

Благодарение на тези практики спестявам време и мога да отделя повече от него за осигуряване на качествена работа (и това е важно, а не да служи като линия за помощ).

Отворена за помощ на моите съотборници и колеги

Може да изглежда противоречиво на правилото по-горе. Това обаче е просто естествено допълнение. От една страна, ограничавам спама и отказвам да действам като специалист по обслужване на клиенти за моите колеги. От друга страна, аз съобщавам каква е моята експертиза и при какви условия съм готов да помогна. Въпрос на време е. Мога да отделя много повече време на съотборниците си, когато видя, че мога драматично да подобря качеството на тяхната работа (до 50% от времето ми). С нетърпение също съветвам хората извън моя екип, но само ако отнеме няколко минути. В противен случай става странична задача.

Защо това е полезно за сътрудничество?

Аз съм единственият UX специалист в моята компания, така че моят опит може да хвърли нова светлина върху някои аспекти.

Асинхронни презентации

Това е функцията убиец и актуалната звезда в репертоара ми. Преди подредбата на домашния офис събрах всеки участник в стая и представих телените рамки на голям екран. Въпреки че за мен беше стресиращо, оцених ефективността му. Отзивите дойдоха веднага.

Настоящата ситуация елиминира възможността за такава среща, но има онлайн алтернативи, например телеконференция. Има обаче технически затруднения с инструментите за онлайн срещи. Някои инструменти са базирани на браузъра, което е достатъчно в много случаи, но в работата си не мога да разчитам на нискокачественото показване на телените рамки. Други разпознават разделителната способност на екрана на презентатора, но изискват локално инсталиране на приложение (някои корпоративни служители нямат администраторски права, така че това е голямо не). Измислих различен подход - HD видео. Записвам екрана (с аудио), на който представям телените рамки, и обяснявам конкретни решения и потребителския поток. Един видеоклип трае средно от 10 до 20 минути, така че е много по-кратък от обичайната среща. Освен това всеки участник може да го гледа, когато има време. Обратната връзка идва като имейл (всъщност много имейли).

Защо това е полезно за сътрудничество?

  • Повече хора могат да се включат (необходимо е само да изпратите връзка към видеоклип)
  • Обратната връзка е по-проницателна (заинтересованите страни могат да ги помислят спокойно)
  • Без стрес за мен (запис на екрана срещу публично говорене)

За съжаление има и недостатък. Получавам отговори за дълъг период. Това може да отнеме до една седмица, което може да прекъсне работния процес, ако приемането се изисква да продължи.

Асинхронно изправяне. От 30 до 1 минута на ден.

Това е професионален съвет на моя приятел. Не съм имал възможност да го използвам, но ми хареса идеята. Вместо обичайната готовност, която може да продължи до 30 минути (истинска история), екипът на приятеля ми пише кратка дневна бележка (какво направих вчера? Какво ще правя днес? Най-много изречения) асинхронно на уики. Екипът му създава един документ за готовност.

Защо това е полезно за сътрудничество?

Отстранете недостатъците на изправяне (прекалено много губено време) и оставете ползите (екипът е информиран).

Инструменти за ефективно сътрудничество

Kap за запис на екрана на macOS

Използвам Kap за запис на моите презентации. Този инструмент е мощен и безплатен. За съжаление, тя се предлага само за mac. След като генерирам файла, го качвам в услуга за стрийминг на видео. Използвам YouTube, защото той предлага функционалност на частната връзка.

Електронна поща за комуникация

Аз съм староучилище. Електронната поща за мен остава инструмент за комуникация номер едно, защото:

  • Всеки има имейл, така че няма бариера за влизане.
  • Можете да пишете много дълги съобщения и да прикачвате допълнителни файлове.
  • Имате пълна история (понякога дори офлайн).
  • Разширените филтри ви дават пълен контрол над входящата ви поща.

Wiki за документация

Ценя уикитовете, защото те дават възможност за сътрудничество в реално време. Освен това онлайн документите са актуални за разлика от документите на Word, съхранявани на място. Има десетки уикита, но Paper Dropbox ми е любим. Той има чист интерфейс и всички функции, от които се нуждая. Ако обаче искате да се възползвате от онлайн електронните таблици, препоръчвам Google Drive. И двете са безплатни.

AirTable за допълнителна документация

AirTable не е привидно решение. Инструментът ви позволява да създавате бази данни под формата на таблици и отношения между записи. Предпочитам го, докато провеждам бизнес анализ. AirTable превъзхожда Excel или дори електронни електронни таблици в този сценарий.

Axure Cloud за телени рамки онлайн

Отивам с Axure Cloud, дори когато проектирам в Sketch (просто експортирам платки в PNG и след това добавям взаимодействия). Кадрите на уеб приложенията се чувстват по-истински. Изключвам коментарите в Axure, защото предпочитам да събирам обратна връзка чрез електронна поща.

Zeplin (или Axure Cloud) за предаване на програмисти

Ако проектирам в Sketch, отивам със Zeplin. Когато избирам Axure, оставам с Axure Cloud.

Хартиена тетрадка за списъци със задачи

Има отлични онлайн инструменти за списъци със задачи. Бях доволен от Todoist (страхотен за прости списъци със задачи) и Click-up (чудесен за сложни проекти). Въпреки че оценявах тези инструменти, останах с впечатлението, че ме забавят. Случи се, защото не бях в състояние да предвидя задачите, които ще изпълня в определен ден. Бих описал творческия си процес като организирана каша. По време на ден може да променя мнението си стотици пъти, така че актуализирането на списък със задачи би било твърде отнемащо време. И сериозно ли трябва някой да знае, че промених този размер на шрифта от 13px, след това на 12px, а след това 14px? Хартиеният бележник работи за мен най-добре.

Инструменти за неефективно сътрудничество (мразя ги)

Някои избори тук може да изглеждат като шок.

Увеличение за онлайн срещи и споделяне на екрана

Чувствах се двусмислено относно поставянето на Zoom в този списък. Мисля, че това е мощен инструмент и се възхищавам на технологията зад него. Функцията за споделяне на екрана работи безупречно. Ако сте за онлайн срещи, препоръчвам Zoom. Проблемът е, че в момента съм срещу тях, защото твърде често те не дават никакъв резултат. Надявам се в бъдеще да поставя Zoom в първия списък.

Отпуснат за чат

Искам да разделя с теб, Слак. Не си ти. Аз съм. Просто не мога да заобиколя концепцията за незабавни съобщения по време на работа. Чатовете са добри за разговор с приятели във Facebook. Иронията е, че самото име ви казва всичко. Отслабването дава възможност за отслабване по време на работа.

Дума за документи

Сътрудничество чрез преглед> Промените в проследяването са кошмар и трябва да бъдат забранени. Различните версии на документа се умножават извън контрол. Скъпа дума, благодаря ти за деветдесетте години. Сега умрете.

Телефон, знаете ли, за разговор

Мразя бизнес телефонните обаждания по две причини:

  • Прекъсват ми дълбокото работно време.
  • Принуждават ме да взема решение незабавно. Твърде често резултатът е неоптимален (поне за мен). Например, приемам нереалистичен краен срок и трябва да поставя неплатени часове.

Джира за всичко (освен ако не си разработчик)

Пренебрегвам инструменти за проследяване на задачи и прогнози за времето. Наясно съм с техните предимства в софтуерния свят. Разработчиците разделят огромни задачи на по-груби части и сложният въпрос става опростен. За съжаление не мога да разделя всяко предизвикателство пред дизайна, с което се сблъсквам и да подготвя контролен списък за задачи. Подвеждащо е, защото по време на процеса на проектиране мога да променя предишни решения отново и отново. Знам, че клиентите се нуждаят от някои крайни срокове и ги предоставям. Въпреки това, аз оценявам за основните етапи, а не за всяка отделна задача. Например, мога да ви кажа, че проектирам тази целева страница след седмица. Но не искам да се гмурнам в подробности като това, което ще правя през първия ден час по час.

Показах перфектната си подредба. Какво е твоето?