Асинхронна комуникация - част от културата на вашата компания?

Това е парче от Colony, яростен привърженик на икономиката на таланта, готов да ви помогне да изградите своя отдалечен екип и да мащабите ефективно.

Отдалечената работа дава на хората контрол върху времето и фокуса им. Те са по-щастливи, сега, когато имат повече време да посветят на своите семейства, приятели и най-важното - себе си.

Те са още по-продуктивни в работата.

Но може да има скрита, не толкова очевидна причина за всички тези предимства, а тя не работи от вкъщи. Това е асинхронна комуникация.

Асинхронната комуникация означава, че хората имат контрол върху това как и кога общуват с други членове на екипа.

Възможно е мениджърите да наблюдават важността на асинхронната комуникация, независимо дали екипът е отдалечен или не. Те са фокусирани повече върху това да позволяват на служителите си да извършват отдалечена работа, но същевременно оставят същия синхронен модел на комуникация, който всъщност не се променя много.

Какво всъщност е асинхронната комуникация?

Асинхронната комуникация е типът комуникация, който не се случва в реално време. Това означава, че когато изпращате имейл или съобщение, не очаквате незабавен отговор. Не дръжте имейла си отворен, в случай че получите съобщение. Дръжте го затворен и го отворите, за да проверите вашата пощенска кутия няколко часа по-късно.

Например, ако сте в офиса и трябва да попитате колегата си за нещо, отивате до бюрото им и прекъсвате всичко, което правят. В асинхронен модел за комуникация вие им позволявате да завършат работата си и да отговарят на въпроса ви винаги, когато намерят време за това.

Каква е разликата между асинхронната и синхронната комуникация?

Синхронната комуникация се случва в реално време. Членовете на екипа, които са в комуникация, присъстват както физически, така и виртуално и реагират незабавно.

Личните срещи са най-чистата форма на синхронна комуникация. Питате нещо, получавате отговор и незабавно давате обратна връзка.

Съществуват и цифрови форми на синхронна комуникация. Съобщенията в чата са една от тях през повечето време. Не отнема много време, преди да отворим това известие и да отговорим на него. Използването на Slack по време на работа също е вид синхронна комуникация, ако оставите известията си включени и незабавно отговорите на тях. Дори електронната поща се счита за синхронна комуникация в повечето случаи.

Какво не е наред със синхронната комуникация?

Опитайте да дадете на служителите си отдалечен ден. Ако тяхната производителност е значително подобрена, значи има нещо нередно в начина, по който работят нещата в офиса, с редовните ви форми за комуникация.

Всъщност има няколко проблема.

Първо, хората са в постоянна комуникация. И това не е добре. Едното око очаква новото съобщение за Slack, а другото се опитва да бъде в крак с работата. Нещо по-лошо е, че получаваме и отговаряме на съобщения дори след работно време, оставайки постоянно свързани и разсеяни.

Тогава ние губим производителност за свързаност. Хората са постоянно свързани, за да бъдат в крак с всичко. Срещите, които се случват твърде често, не позволяват на служителите да имат големи слотове непрекъсната дълбока работа, което води до смислена работа.

Постоянното общуване също поставя хората под голям стрес. Те нямат контрол над времето си и винаги се появява нещо, което ги отнема от първоначалните им планове. Това води до отлагане и натрупана работа в края на деня. И всички знаем какво означава това - стрес, натиск и паника. В крайна сметка всички тези негативни чувства водят до изгаряне.

Постоянните прекъсвания са неизбежни. Голям брой прекъсвания разделят вниманието на хората, като им отнемат средно 25 минути, за да се върнат към първоначалната задача. Това прави много трудно да постигнете значителен напредък в работата, особено ако изпълнявате сложни задачи. Дейности като програмиране или писане изискват много фокус, който може да бъде постигнат само чрез задълбочена работа. Според Cal Newport, автор на Deep Work, колкото повече прекъсвания преживяваме, толкова повече губим способността си да извършваме дълбока работа.

Разбира се, има някои случаи, когато синхронната комуникация трябва да бъде приоритетна. Мозъчната атака е един пример, когато членовете на екипа трябва да присъстват в реално време, давайки идеи. Има и други спешни ситуации, когато просто не можете да изчакате вашият колега да отговори.

Какви са предимствата на асинхронната комуникация?

  • Тя позволява комуникацията между много членове на екипа в отдалечен екип, независимо от часовата зона, в която се намират.
  • Всички разговори се запазват и са налични, за да бъдат препратени по-късно.
  • Хората, които участват в комуникацията, могат да отнемат известно време да мислят, преди да отговорят, без да бързат с нищо, което води до по-конструктивна и качествена комуникация вместо кратки и безсмислени отговори
  • Членовете на екипа трябва да имат големи слотове непрекъсната, значима дълбока работа, да бъдат по-продуктивни и да произвеждат по-качествена работа.
  • Дългите дълги участъци на работа водят до подобрена способност за фокусиране и по-добри резултати.
  • Хората са освободени от натиска, че трябва да отговорят незабавно.
  • Те получават повече контрол над времето си, без да се налага да бъдат зависими от съобщенията, които получават през целия ден.
  • По-малко стрес и фрустрации, които водят до прегаряне.

Как да се даде приоритет на асинхронната комуникация?

Има много инструменти, които можете да използвате, за да направите асинхронната комуникация по подразбиране във вашия екип.

Slack е инструментът, който вероятно вече използвате. Slack замества разговорите по имейл между членовете на екипа, което им позволява да ги изпращат като съобщения в чата. Членовете на екипа могат да се съгласят да не очакват незабавен отговор, когато става въпрос за чат на този канал, което позволява на всеки да има свои собствени дълбоки работни сесии.

Google Drive позволява на членовете на екипа да работят в едни и същи документи, по различно време и на места. Това е най-добрият инструмент за работа по проекти и оставяне на коментари за обсъждането им в друг момент с други членове на екипа.

Trello е система за управление на проекти, която позволява назначаването на проекти и срокове за различни членове на екипа. Колегите могат да общуват в дъските за проекти винаги, когато решат, за да свършат работата си по-ефективно.

Loom създава екранни записи за членове, които не присъстват, за да изяснят точките и да дадат насоки. За още по-лесно преживяване в сътрудничество, той се комбинира и с Slack.

Компаниите приемат асинхронна комуникация. Buffer, Zapier и Doist са само част от тях. Днес можем да се възползваме от инструменти като имейл, чат и видеоконферентна връзка, за да улесним членовете на екипа да общуват асинхронно, без да е необходимо да са постоянно онлайн.

Ако това ви се струва твърде радикално, започнете с малки стъпки. За начало променете подхода си към имейл или Slack и ще видите колко време за по-смислена работа ще получите.

Запознайте се с Colony, високоефективен център за развитие при мисия за отключване на най-големия ресурс на Земята - Човешкия потенциал. Обадете се до нас на [email protected]